Wer digitale Frachtbriefe anstatt der gebräuchlichen gedruckten Version nutzt, spart laut einer Studie der Universität Hasselt in Belgien administrative Kosten ein. Durch den geringeren Zeit- aufwand belaufen sich die Ersparnisse pro Dokument auf über 13 Euro.

Während die Umstellung vom gedruckten Frachtbrief auf die Nutzung digitaler Dokumente international bei immer mehr Betrieben durchgeführt wird, stößt man in Deutschland auf Zurückhaltung. Denn obwohl Software- systeme wie TransFollow zum Management digitaler Frachtbriefe Prozesse vereinfachen und die TransparenzProtokolls in Deutschland oft das entscheidende Argument für diese Investition. Eine neue Studie der Universität Hasselt in Belgien liefert Betrieben jetzt genau das: Aufgrund von Zeiteinsparungen beim Erstellen, Versenden, Unterschreiben und Archivieren der digitalen Frachtbriefe im Vergleich zur gedruckten Version sparen Betriebe nach der Umstellung über 13 Euro pro Dokument.

Damit werden die Ergebnisse älterer Studien der Lappeenran- ta Universität in Finnland (2017)Niederlanden (2007) bestätigt. Mit mittlerweile 23 Ländern, die den digitalen Frachtbrief als Alterna- tive zum gedruckten Frachtbrief akzeptieren und der zu erwar-Deutschland lohnt sich die Investi- tion in eine langfristige Lösung für deutsche Unternehmen auch jetzt schon.

 

Zeit ist Geld: Administrative Kosteneinsparungen

Seit zwei Jahren läuft ein Pilotprojekt in den Benelux-Staaten zur Nutzung des digitalen Frachtbriefs. Das nahm die Universität Hasselt zum Anlass, um eine Studie zum aktuellen Stand und der Kostenersparnis durch Digital- isierung durchzuführen. Insgesamt wurden Respondenten aus 72 Betrieben zu ihrer Erfahrung mit digitalen und gedruckten Frachtbriefen sowie ihren Bedenken und Erkenntnissen befragt. Die Ergebnisse waren wenig überra- schend: Die Zeitersparnis bei der Nutzung digitaler Frachtbriefe verglichen mit der gedruckten Version ist enorm. Die Partei, die den Frachtbrief erstellt, spart im Schnitt knapp elf Minuten, das Transportunternehmen bis zu zehn pro Dokument.

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Das liegt unter anderem am deutlich geringeren Zeitaufwand beim Versenden und Unterschreiben. Die größte Zeitersparnis verzeichnen alle Handelspartner bei der Archivierung – während der gedruckte Frachtbrief zu- nächst eingescannt, postalisch verschickt und dann analog archiviert werden muss, kann die digitale Version
mit wenigen Klicks abgespeichert und per Mail versendet werden. Rechnet man die Arbeitszeit ausgehend von einem von der Messstelle errechneten durchschnittlichen Stundenlohn in Belgien in administrative Kosten um,22,83 Euro, in der digitalen Version sind es 9,72 Euro. Das entspricht einer Gesamtersparnis von 13,11 Euro pro Frachtbrief. Ausgehend von Betrieben, die teilweise hunderte Frachtbriefe pro Tag abhandeln, können sich die Einsparungen schnell summieren und die Umstellung mit einer Software wie TransFollow zur lohnenden Investi- tion machen.

Bedenken trotz nanzieller Vorteile

Ein weiterer Teil der Studie in Belgien war die Abfrage von eventuellen Bedenken von Nicht-Nutzern des dig- italen Frachtbriefs. Über 80 Prozent der Respondenten gaben an, bisher nicht ausreichend über die Möglich- keiten und Vorteile informiert zu sein – ein Zustand, der sich mit dem zunehmenden internationalen Druck zur Digitalisierung zukünftig sicher ändert. Gleichzeitig spielen Bedenken zur Inkompatibilität bestehender und neuer Softwaresysteme sowie mit Systemen von Handelspartnern für 58 Prozent der Respondenten eine Rolle. Oftmals gehen Betriebe davon aus, dass eine Investition zur Digitalisierung der Frachtpapiere nur dann Sinn macht, wenn alle Handelspartner mitziehen und schieben das Projekt langfristig auf. TransFollow bietet Nutzern und Nicht-Nutzern eine einfache Lösung, um dennoch zusammenzuarbeiten. Während Firmen TransFollow in bestehende Softwaresysteme wie unter anderem Transport Management Systeme, Warehouse Management Systeme und Freight Management Systeme integrieren, können Handelspartner ohne Integration einen Trans- Follow Account erstellen und ihre Frachtbriefe im zugehörigen Onlineportal oder der App einsehen und verwal- ten. Außerdem kann der Frachtbrief jederzeit mit wenigen Klicks als PDF gespeichert und per Mail verschickt werden. Auch bei Kontrollen unterwegs kann der Fahrer des Transportunternehmens in der App das PDF in der

wird und digitale Frachtbriefe nicht nur beim Transport durch Deutschland, sondern auch bei Transporten mit Ausgangspunkt oder Ziel innerhalb der Bundesrepublik akzeptiert werden. Um der Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein, können Firmen die entsprechende Softwareintegration auch jetzt schon durchführen und bis zurdem frühestmöglichen Zeitpunkt voll ausgeschöpft werden – dem Moment, in dem die Bundesregierung dem

Quelle: University Hasselt - Electronische Frachtbrief, Benelux pilot e-CMR Pilot Project. Oktober 2019

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